Bedrijfstrainingen zakelijk Engels op maat
8 Engelse out of office replies. Afwezigheidsmeldingen in het Engels

8 Engelse out of office replies. Afwezigheidsmeldingen in het Engels

Tags: , , ,

Zie jij ze ook wel eens die ‘out of office replies’?

8-Engelse-out-of-office-replies

 

Je ziet soms hele professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels maar je ziet ook hele slechte en onduidelijke ‘out of office replies’ in het Engels.

 

 

 

We beginnen met een aantal niet zo professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels.

 

Engelse afwezigheidsmeldingen die niet kloppen of onvriendelijk zijn.
‘I am on holiday, your message won’t be read or forwarded. If you want to reach me later, re-send your e-mail after August 15’.

 

Afwezigheidsberichten in het Engels die rechtstreeks vanuit het Nederlands zijn vertaald, lekker bot.
‘I am today, not on the office. I answer your questions when I am back. You can also try my colleague if you want an answer’.

 

Engelse ‘out of office replies’ die erg grappig zijn maar niet erg zakelijk.
‘You are receiving this automatic reply because I am out of the office. I’m sunning on a nice beach far away from here. Try to contact me later on.’

 

Of Engelse afwezigheidsmeldingen waarin je meldt hoe belangrijk je wel niet bent maar die verder niets inhouden.
‘Due to my attendance at an important meeting abroad I won’t be able to answer your e-mail.
If you need immediate assistance, please contact my executive assistant at karin@company.com
or my associate executive assistant at john@company.com . If they are not available you could try  my executive assistant’s executive assistant at liz@company.com’.

 

Schrijf effectieve ‘out of office replies’

 

Iedereen wil graag (direct) geholpen worden. Dus je hebt een kans om je positief te onderscheiden door je afwezigheid zo professioneel mogelijk te regelen.

Niemand is geïnteresseerd  dat je er niet bent i.v.m. een trouwerij, barbecue, operatie of een dagje uit. Wat men wel wil weten is hoe hun probleem opgelost gaat worden.

Men wil weten wanneer ze een antwoord op de vraag krijgen. Wil men echt wachten tot jij weer terug bent? (kun je trouwens op de 1e dag van terugkomst alle mails beantwoorden?)

Anders is het wanneer je voor een langere tijd afwezig bent zoals vakantie of zwangerschapsverlof bijvoorbeeld. Men gaat er dan vanuit dat een collega het waarschijnlijk overneemt.

Maak ook geen afwezigheidsmelding voor de dagen die je er niet bent, als je bijvoorbeeld parttime werkt. Men krijgt dan de indruk dat je er ‘nooit’ bent. Zet liever de dagen/ochtenden/middagen dat je werkt onder je e-mail handtekening.

 

Hoe schijf je een goede afwezigheidsmelding/out of office reply

 

  • Wees in ieder geval duidelijk.

Wil je helemaal niet gestoord worden schrijf dan niet: ‘occasionally I will check my e-mail and hope to get back to you’. Beter is: ‘I will check my emails only once a week and will give you an answer.’

 

An autoresponder email message is a notification that a sender receives when the person they are trying to reach is out of the office.  These messages typically give (some) of the following information:

  • From when the person is unavailable
  • The persons return date
  • How the query is dealt with
  • If the person will look at their emails while they are out of the office
  • Who to contact in their absence

 

BONUS: instructie ‘out of office replies’ instellen
Instructie hoe je een afwezigheidsmelding instelt

 

Hier volgen een aantal afwezigheidsmeldingen in het Engels voor diverse omstandigheden

 

  • Afwezigheidsmelding: tijdelijke afwezigheid

‘Thank you for your e-mail. I am out of the office from ..date.. to ..date.. . Your message will not be forwarded.  For urgent matters, please contact my colleague ..Judy Hampton.. via j.hampton@company.com  or by phone .. general phone number..

Regards,
First name and surname

 

‘Thank you for your message. I am currently .. , with limited access to my e-mails. For urgent matters, please contact ..name..  via ..email.. or ..tel.. ‘.

Thank You!
..Your Name..

 

Dear Sir or Madam,
‘Thank you for your email. I’m out of the office and will be back tomorrow afternoon. During this period I will have limited access to my email. For immediate assistance please contact me on my cell phone at ..your cell phone number.. ‘.

Regards,
First name and surname

10-Engelse-out-of-office-replies-cartoon-holiday

 

‘Thank you for your message. I am currently out of the office, with no email access. I will be back in the office tomorrow. If you need immediate assistance before then, you may reach me at my mobile .. mobile number..’.

Kind Regards,
First name and surname

 

Afwezigheidsbericht zwangerschapsverlof

 

‘Thank you for your email. I am out of the office on maternity leave until  ..date you expect to return..
Your message will be forwarded. My duties are taken care of by .. Jane Benson.., via jane@bde.com or by telephone ..’ .

Thank You!
..Your Name..

 

Lees ook dit: Engelse e-mails en brieven  schrijven de Do’s and Don’ts

 

Out of office reply voor langdurige afwezigheid

 

‘Thank you for your email. I am currently out of the office for a longer period. During my absence you can contact my colleagues Sharon Walker or Susan Morris via info@company.com  or  .. general phone number..’ .

Regards,
First name and surname

 

Dear reader,
‘Thanks for your email. I will be out of the office starting ..starting date.. , and returning ..date of return..  If you need immediate assistance during my absence, please contact John Cooper at ..email Address.. Otherwise I will respond to your emails as soon as possible upon my return’.

Kind Regards,
First name and surname

 

‘Thank you for your email. Unfortunately we are not able to answer you straight away.  Your message is important  to us and we  will respond as soon as possible’.

Thank You!
..Your Name..

 

Je hebt nu een aantal voorbeelden voor een goede ‘out of office reply’.

Zorg natuurlijk wel (op tijd) dat de collegae waarnaar je in de afwezigheidsmelding refereert volledig op de hoogte zijn. Anders heeft je professionele afwezigheidsbericht in het Engels weinig zin.

Succes.

Dennis Rijnvis heeft een leuk artikel geschreven over ‘out of office replies’ in het Nederlands. De moeite waard om te lezen. 

Ik weet zeker dat je anderen ook een plezier kunt doen met dit artikel. Hieronder kun je het delen. Hartelijk bedankt.

Share on FacebookShare on Google+Pin on PinterestTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Sharing is caring. Thanks a lot!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

GRATIS E-BOOK
150-zakelijke-Engelse-uitdrukkingen Zakelijke uitdrukkingen in het Engels 150 stuks!

Nederlandse uitleg, met Engelse voorbeeldzinnen.

 

Voorkom Van Gaaleriaanse Fouten, Spreek als een Native Speaker, Kom Professioneel over

Download

ONS WERKGEBIED

Onze taalcursussen geven wij meestal in het gebied van Vlissingen tot Rotterdam, van Breda tot Tilburg, Roosendaal en Bergen op Zoom, maar ook in andere plaatsen in Nederland zijn wij actief. Bekijk onze klantlocaties.

google-map-logo
STEL UW VRAAG
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Blog berichten









In de afgelopen maanden heeft een aantal van mijn collegae bij A&B Groep de cursus Zakelijk Engels gevolgd bij SR training en ik ben blij verrast met de behaalde resultaten.

SR training heeft het team Geboortezorgadvies van CZ op een praktische en inspirerende manier kennis laten maken met Zakelijk Engels.

Iedere les was voor mij boeiend en leerzaam. De opdrachtvormen waren wisselend, afgestemd op mijn werk. Dit maakte de lessen dynamischer.

SR training is een toegankelijk trainingsbureau dat hoogwaardige taaltrainingen aanbiedt. Het is een fijne partner in de samenwerking en is enorm flexibel. Flexibel in de inhoud van trainingen, de planning en de omgang.

Wat me vooral aansprak was, dat het zo toepasbaar was. We behandelden onze eigen e-mails en rapporten. Geen droge lesstof of invuloefeningen.

Wat een verschil met school, dat leren zo leuk kan zijn. Echt praktisch en afgestemd op onze groep.
Hartstikke bruikbaar in ons werk.

Het heeft me eigenlijk nog verder gebracht dan waar ik dacht uit te komen. Ik spreek met veel meer zelfvertrouwen en merk dat het communiceren stukken beter gaat. Ook is er aandacht besteed aan vaktechnische vocabulaire wat me erg heeft geholpen.