E-mails en brieven schrijven in het Engels, de Do’s and Don’ts

Mails en brieven schrijven in het Engels

Engelse e-mails en brieven schrijven. Bij het schrijven van een professionele Engelse e-mail komt aardig wat kijken.  Wij gaan je daarmee helpen!

Het schrijven van een Engelse mail of brief vraagt om speciale vaardigheden. Je schrijft zo’n bericht waarschijnlijk niet iedere dag. Met deze tips voorkom je fouten.

Engelse e-mails en brieven schrijven, heb je de volgende vragen?

• Hoe schrijf ik een professionele mail in het Engels?
• Is er een voorbeeld van een Engelse mail?
• Zijn er standaardzinnen voor een formele Engelse brief?
• Hoe schrijf ik een zakelijke Engelse brief?
• Is er een voorbeeld van een Engelse brief?
• Hoe schrijf je een formele en informele afsluiting van een Engelse mail of brief?
• Wat is de aanhef van een Engelse brief of e-mail?
• Hoe is de lay-out van een Engelse brief?
  

Lees vooral verder.

E-mails en Engelse brieven schrijven is iets anders dan een informeel bericht aan een vriend of vriendin. Begin je op de juiste manier, breng je de boodschap goed over, houd je rekening met de achtergrond en cultuur van jouw zakenrelatie? En zoals voor alle e-mails en brieven in het Engels geldt: leg je er genoeg ‘gevoel’ in. En ook niet onbelangrijk: “Get things done!”

Engelse e-mails en brieven schrijven. We gaan je laten zien hoe je een Engelse mail opbouwt. Waar begin je mee, wat kan je beter wel en niet doen? Hoe is een professionele opbouw van een Engelse e-mail. Hoe krijg je gedaan wat je gedaan wilt hebben en hoe sluit je zakelijke mails in het Engels af? Lees verder we laten het je zien.

Een Engelse mail schrijven kan een hele uitdaging zijn

Een mooi voorbeeld uit een cursus die we laatst voor een bedrijf gaven.

Een inkoper was gefrustreerd omdat hij bij zijn (Engelse) contactpersoon onderdelen had besteld maar totaal geen reactie op zijn e-mail had gekregen. Na nader contact bleek dat de contactpersoon óók gefrustreerd was over de manier waarop de e-mail was geschreven en daarom het bericht niet had beantwoord.
Zo was de inkoper begonnen met: ‘I want …… parts delivered by Friday’, zonder verder het bericht ‘interested’ te beginnen met bijvoorbeeld: ‘Hello John, I hope you had a nice holiday’. Het Nederlandse ‘I want’ had moeten zijn: ’John, would you mind sending me .. parts, if possible by Friday the latest as we urgently need them’.

Probeer dus om jouw boodschap op een beleefde manier over te brengen. Vaak zie we in onze bedrijfstrainingen ook dat de e-mail langdradig is. Er wordt een hoop in verteld maar wat men uiteindelijk met de e-mail wil bereiken blijft vaag. Daarom hebben we ook een artikel waarin je leert om in het Engels in een directe, maar wel beleefde, toon te schrijven. We noemen dit ‘concise writing’.

Zo zie je dat het belangrijk is niet standaard zinnen te leren maar gevoel in de boodschap te leggen en de cultuur te begrijpen van degene met wie je zaken doet.

• Meer over ‘beter zakendoen’ als je de cultuur begrijpt van het land.

Een Engelse brief schrijven

Het zal veel vaker voorkomen dat je een Engels mailbericht stuurt dan een brief schrijft.
Toch kunnen er situaties zijn dat je formeel iets mee wilt delen. Vaak wordt dat dan in een brief gedaan. Als je een Engelse e-mail en/of brief schrijft zul je zien dat een behoorlijk aantal regels die voor e-mails gelden ook toepasbaar zijn in een brief.

Hoe bouw je een Engelse brief op? Op het internet zijn vele voorbeelden van een Engelse brief en templates te vinden.
Soms hebben bedrijven ook hun eigen format. We laten je hieronder de meest gebruikte opbouw van een brief in het Engels zien.

Zoals je ziet staat alles aan de linkerkant.
Nog meer informatie over zakelijke Engelse brieven .

Common Brands Ltd 5 Chiswick High StreetLondon, SE11 6QR	Senders address
14 May 2018	Date
Mrs. Sarah Smith Speed Logistics Inc. 87 East Brompton Road Bristol, BS 35 5BH	Recipients address
Your ref: HB 987 Our ref: 123654	Recipients reference      Sender reference
Dear Mrs Smith,	Salutation
First paragraph   Second paragraph	Body
Yours sincerely	Closing
John Harris	Name      Signature Title

E-mails en brieven schrijven in het Engels

49 bladzijden met alle informatie over Engelse e-mails en brieven schrijven.

Schrijf je in voor onze maandelijkse tips en ontvang € 5,00 korting

Ontvang tips en een mooie korting op onze E-boeken

Engelse e-mails schrijven: the do’s and don’ts

The Do’s

En nu over in het Engels!

Here is a simple structure to get you started

• Subject line
• Greeting
• A pleasantry
• Reason for the email
• A call to action
• Closing message
• Signature
  
  

• A subject line is essential if you want someone to read your email. Many people have to deal with a lot of emails per day and are selective. It is also easy to find it back if needed later on.
  
  

• A greeting can be formal or informal depending on how well you know the other person. It is very rude not to greet someone, always take the time for the other person. Also, by using his/her name you are holding them responsible if there is a call to action. Without a name, people are less likely to respond as they feel this email isn’t really meant for them.
  A formal greeting can be: “Dear John”
  Informal: “Hello Mary” or ”Hi Mary”
  If you don’t know if the woman is married or not, use Ms.
  
  

Examples:
“Dear Madam” or “Dear Mrs Williams” or “Dear Miss (Ms) Davies”
Or “Dear Sir”
if you don’t know who you’re writing to: “Dear Sir / Madam”

• Always include a pleasantry, it sounds more friendly. You could refer to a situation where you met them in the past or ask about their health.
  “It was nice seeing you last week”. “How was your holiday ?”
  These are good starters. People will be more inclined to read the rest of your email and will be more willing to help you if you have a problem.
  Another reason is it will soften criticism. An email with just the bare bones can come over as very cold, unfriendly and uncaring. If you do need to criticize the pleasantries will soften the blow a little.

Een zakelijke mail, op welke vraag wil je een antwoord?

• Always keep the reason for writing as short as possible.
  “The reason I’m writing is…”
  After you have explained why you are writing, give clear instructions so people will know what to do.
  
  Use sentences like:
  “Please, could you….” “Do you want me to…?”
  “I am writing with regard to …”
  “Hi John, I am writing to enquire about …“
  “Just a quick note to let you know that …”
  “I wanted to inform you that …”
  

• After you have explained why you are writing,  give clear instructions so people will know what to do.
  Use sentences like:
  “Please, could you….”
  “Do you want me to…?”
  “As agreed, we will schedule the delivery between 10 and 12 am”.
  “ I’m just writing to confirm the time of our meeting on Friday …”.
  “I would appreciate your immediate attention to this matter”.
  “Please let me know if you have any questions”.
  “Would you please confirm receipt of this message”?
  “Let me know if you need anything else.

Hoe eindig je jouw e-mail of brief?

• End with a closing message.
  Take the time to wish them a nice day and thank them in advance if needed.
  Use sentences like:
  “Have a nice day”
  “Thanks in advance for your help”
  “Regards”
  “I hope everything goes well with …”
  “All the best”
  “If we can be of any further assistance, please let us know”.
  “Should you need any further information, please do not hesitate to contact me”.

•  And then your signature

Always use short words, sentences and paragraphs. Avoid writing big blocks of text, nobody wants to read a long rambling email. If you want to hold the reader’s attention the text should be clear and easily understood.

Een hele mooie infographic over het schrijven van e-mails met 36 tips

Wat zijn de Don’ts in  jouw Engelse e-mail

• Never address a group as “Dear all” instead write “Dear John, Sally, and Mary”
  If people are addressed by name, they feel the request/order is directed to them and are more likely to take action.

• No shouting please.
  Don’t use CAPITAL letters, it’s regarded as shouting. Instead ask politely for what you want done. If you don’t get an immediate answer ask again and explain why you need a quick response. This is a lot more polite and a better way of reaching your goal.

• Don’t demand.
  When asking for something don’t start with “ I want …..This can sound very demanding and rude.
  Instead, say “Please could I have…. “
  “May I have….”
  “Would you mind helping me out….”
  
  
  
  

Don’t forget to check for spelling and grammar

Sloppy emails show both lack of respect for yourself and others. Make sure your spelling and grammar is correct.
Remember your email isn’t private and you don’t want to write information that could cause problems later.
Do account for tone as the reader can’t see your face or hear your voice, so choose your words carefully. Never write an email in anger as you may regret what you have said later. Once you have used the send button, that’s it. Point of no return.

Kijk ook of je jouw e-mail naar een Amerikaan of Brit stuurt. Als je bijvoorbeeld data en tijden gaat benoemen dan zit daar een verschil in.

Read over your mail and make sure it sounds positive. Whenever possible give bad news face to face and not in an email.
End on a positive note. People will remember you in a positive way.

Wil je in je eigen tijd op een voor jouw gunstig moment leren hoe je professionele e-mails schrijft?

We hebben een uitvoerige online cursus die 24/7 beschikbaar is. Bekijk de online cursus.

Een Engelse mail of brief zonder deze 11 fouten

Engelse e-mails en brieven schrijven. Het kost je meer tijd om geen fouten te maken als je een brief of e-mail in het Engels gaat schrijven.
Je zoekt naar voorbeelden van een Engelse mail of brief, gaat het om een formele Engelse brief of communiceer je juist informeel? Zijn er Engelse standaardzinnen die je kunt gebruiken? Hoe zit het in een Engelse brief met de lay-out? Hoe open je zo’n brief en hoe sluit je af in goed Engels?

Zakelijke Engelse mails en brieven zijn vaak nog formeel. Hoewel een meer informelere vorm ook steeds meer te zien is. Naast een aantal algemene fouten die niet native speakers maken hebben we er ook een aantal toegevoegd  waarmee Nederlanders vaak de fout mee in  gaan.

Na het lezen van dit artikel heb je in ieder geval een aantal punten waarmee je aan de slag kunt in jouw Engelse emailberichten of brieven die je moet schrijven.

Een Engelse mail schrijven: het gebruik van afkortingen

Vooral een jongere generatie communiceert een stuk informeler in het Engels.

Ook onder invloed van ‘modern’ communiceren zie je dat er vaak afkortingen in het Engels worden gebruikt. Of beter, het gebruik van ‘sms taal’. Tegenwoordig sturen we dagelijks meerdere berichten via bijvoorbeeld whats app.

Snel even tussendoor een mail naar een Engelstalige collega.
Lunch? Pls B there @1.30 TY.
Pls betekent ‘please’, B betekent ‘be,’ @ betekent ‘at’ and TY betekent ‘thank you’.
Niet iedereen zal dit snappen.

Het gevaar is dat je deze afkortingen zo ‘eigen’ maakt dat je deze ook onbewust in e-mail of brieven in het Engels gaat gebruiken. Naar een collega nog daar aan toe (ook niet altijd gewenst of juist trouwens) maar naar personen met wie je een zakelijk contact hebt kun je dit beter vermijden.

Het geeft de indruk dat je snel een bericht wil versturen en vaak komt dat niet respectvol en professioneel over.

Gebruik afkortingen daarom alleen als deze algemeen bekend zijn.

Een Engelse brief schrijven: gebruik korte zinnen

We schreven al eerder een uitvoerig artikel over dit onderwerp:
Hoe je een Engelse brief of e-mail schrijft die direct en ‘to the point’ is.

In het Engels noemen we dit ‘concise writing’. Omdat je vaak meerdere brieven of emails per dag leest heb je geen zin in lange verhalen. Je wilt graag gelijk zien waar het over gaat en wat er van je wordt verwacht. Korte zinnen dus die duidelijk zijn. Gebruik daarbij ook ‘ bullet points’, komma’s en eventueel andere leestekens om duidelijk over te komen. Probeer het schrijven van overbodige tekst te voorkomen.

Een te lange zin:
We wish to inform you that the weather forecast is very bad for next week. That is why our shipment of the goods you ordered last Wednesday will be late and now we are trying to get in touch with the shipping company to see if they can do anything to make sure that your delivery comes on time therefore we hope it will not cause any difficulties for you.

Een goede zin:
We are writing to inform you that our shipment has been delayed due to bad weather next week. Or: We are now working with the shipping company to speed up delivery. We apologize for any inconvenience. 

Engelse mails en brieven schrijven: voorkom teveel onderwerpen

Een fout die ook regelmatig wordt gemaakt is dat er te veel onderwerpen en/of vragen in 1 bericht worden behandeld. Wil je een vergadering plannen begin dan niet over een project wat loopt of over een nog niet ontvangen levering. Gegarandeerd dat 1 of meerdere vragen niet word beantwoord of wordt vergeten.

Hoe het niet moet:
You are invited to our project meeting at 2 pm on Tuesday next week to discuss the progress.
Also: the samples for our new product range will not arrive in time. And by the way, Derek is still waiting for the feedback on the customer survey of last month.

Hoe het wel moet:
You are invited to our project meeting at 2 pm on Tuesday next week to discuss the progress.
Nu kun je meer informatie geven over dit onderwerp.

In een volgend bericht:
The samples for our new product range will not arrive in time.

Geef verder de details wat dit voor de organisatie betekent.

Engelse e-mails: kies een duidelijk onderwerp

Vaak zie je dat e-mails worden doorgestuurd. Er wordt antwoord op gegeven (evt. door meerdere personen). Zo ontstaat er een bericht van vele afzonderlijke berichten met nog steeds dezelfde onderwerp regel (subject line). Krijg je dit bericht dat gaat het al lang niet meer over hetzelfde onderwerp. Bovendien wordt het lastig als je op een onderwerp wilt selecteren.

Een Engelse brief schrijven: herhaal geen woorden onnodig

Probeer woorden niet te herhalen alleen wanneer dit echt nodig is om duidelijkheid te geven.

Bijvoorbeeld:
The shipment of your order has been delayed and we are not sure when the shipment will arrive.
We expect the shipment will be delayed by at least 7 days.

Het woord ‘shipment’ en ‘delayed’ kunnen worden beperkt.
The shipment of your order has been delayed by at least 7 days.

Hoe denk je dat jouw niveau van zakelijk Engels is?
Bekijk dit artikel: overschat jij jouw kennis van zakelijk Engels ook?

Een Engelse brief of e-mail: pas op met ‘hereby’

Nederlanders gebruiken het woord ‘ hereby’ regelmatig ten onrechte.

‘hierbij ontvangt u informatie over … / hierbij stuur ik u de orderbevestiging / hierbij de gegevens van de personeelsleden die … .
Wij zijn gewend om ‘hierbij’ in bovenstaande situaties te gebruiken. Maar … in het Engels gebruik je dit woord alleen bij Engelse brieven en e-mails in ‘officiële’ situaties. Dus een brief aan een advocaat, notaris, overheidsinstelling o.i.d. Het gaat dan vaak om contracten, rapporten, verzegelde documenten enz.

Voorbeeld:
‘We hereby agree to abide by the terms and conditions set forth above and to perform in accordance therewith’.
‘I hereby declare that I consent to all of the following terms and conditions’.

Spelfouten in Engelse correspondentie

Spelfouten worden niet altijd opgemerkt. (soms ook niet door ons J)
Een spelfout is snel gemaakt maar komt slordig over. Je kunt ook niet altijd op de spellingscontrole vertrouwen want als het foutief gespelde woord een ‘erkend’ woord is dan wordt het goed gerekend.

Engelse mails en brieven schrijven: voorbeelden foute spelling van woorden

• We didn’t expect to recieve the order this week. (moet zijn: receive)
• I don’t think we acheive our goals (moet zijn: achieve)
• We came accross some mistakes. (moet zijn: across)
• They had an arguement. (moet zijn: argument)
• My collegue is very nice. (moet zijn: colleague)
• I’m consious of the situation. (moet zijn: conscious)
• He is familar with the situation. (moet zijn: familiar)
• Fourty boxes were delivered. (moet zijn: forty)
• The goverment decided …  (moet zijn: government)
  

Voor een hele lijst kun je deze site bekijken. 

Een brief of mail in het Engels: let op enkel- en meervoud

Een fout die je moet vermijden is dat je de ‘singular’ vorm verward met de ‘plural’ vorm.
Beschrijf je 1 ding dan is het enkelvoud (singular) en voor meerdere dingen meervoud (plural).

Fout: All the information you need are in this email.
Let op ‘meerdere aantallen’ die als enkelvoud worden geschreven. Zoals:
Water, information, staff, work, money etc.

Engelse mail of brief: vergeet niet het woordje ‘a‘

Vaak wordt in het Engels het woord ‘a’ toegevoegd waar we dat In het Nederlands niet doen.

Wij zeggen bijvoorbeeld: hij werkt als dokter in een ziekenhuis.
In het Engels is dat: he works as a doctor in a hospital.
Zij is lerares. She is a teacher.

Engelse mails en brieven schrijven: let op verschillende tijden in 1 zin

Voorkom dat je in 1 zin verschillende tijden gebruikt. Dit is een fout die Nederlanders ook regelmatig maken.

Yesterday we go (present/tegenwoordige tijd) to the cinema.
Hoe het wel goed is: Yesterday we went (past/verleden tijd) to the cinema.

The letters are (present/tegenwoordige tijd) send yesterday.
The letters were (past/verleden tijd) sent yesterday.

Vertaal niet direct vanuit je eigen taal

Soms kan dat wel maar heel vaak ook niet. Zeker bij het gebruik van uitdrukkingen in het Engels gaat het vaak fout (Van Gaal weet je nog?)

• Fout: Where is the head entrance?
  Goed: Where is the main entrance?

• Fout: The doctor gave me a recipe.
  Goed: The doctor gave me a prescription.

• Fout: The tools are in the magazine.
  Goed: The tools are in the warehouse.

• Fout: The Bijenkorf is a nice warehouse.
  Goed: The Bijenkorf is a nice department store.

• Fout: Congratulations with your birthday.
  Goed: Happy birthday.

Nog een aantal handige zinnen:

• Ter attentie van
  For the attention of
• Ter kennisgeving / ter informatie
  For your information
• Ter goedkeuring
  For approval
• Op uw verzoek
  At your request
• Op verzoek van
  At the request of
• Volgens telefonische afspraak
  As agreed by telephone
• Vertrouwelijk
  Confidential
• Persoonlijk
  Personally
• Als bijlage sturen wij
  Enclosed please find …

Tip: volg onze Linkedin bedrijfspagina waar we iedere week ‘ The Mistake’ van de week plaatsen. Typische fouten die Nederlanders in het Engels maken. 

Checklist Engelse mail of brief schrijven

• Heb je een duidelijke onderwerpregel? Weet men direct waar het over gaat?

• Heb je de juiste aanhef voor de persoon?

• Is in de eerste zinnen duidelijk waar het om gaat?

• Heb je ’to the point’ geschreven? Een opsomming met bullet points gebruikt?

• Duidelijk aangegeven welek actie wordt verwacht?

• Eventuele bijlagen benoemd en toegevoegd?

• Heb je de Engelse brief of e-mail op de juiste manier afgesloten?

• Heb je een controle op grammatica en spelling gedaan?

• Ja? Dan kan je het bericht of de brief nu versturen.

Lees ook:

Hier lees je hoe je een professionele afwezigheidsmelding, een ‘Out of office reply’ schrijft.

• Heb je een klacht over een product of dienst of moet je in jouw functie klachten afhandelen?
  Lees hier hoe je een klachtenbrief of e-mail in het Engels schrijft.

• Mischien is deze woordenlijst voor de internationale manager ook iets voor jou.

Bekijk ook onze online cursus;
HOW TO write professional emails and letters.
Deze online cursus over Engels e-mails geeft je 24/7 toegang tot een online platform. Leren in jouw tempo op de momenten die jou het beste uitkomen.

Maak een ander attent op dit artikel, delen op social media kan hieronder. Bedankt.