Bedrijfstrainingen zakelijk Engels op maat
E-mails en brieven schrijven in het Engels, de Do’s and Don’ts
Direct bellen!

E-mails en brieven schrijven in het Engels, de Do’s and Don’ts

Tags: , , ,

Emails-en-brieven-schrijven-in-het-Engels

 

E-mails en brieven schrijven in het Engels

Het schrijven van een Engelse e-mail lijkt eenvoudig maar wil je professioneel overkomen dan komt daar nog aardig wat bij kijken.  Wij gaan je daarmee helpen!

 

Een zakelijke mail schrijven in het Engels is iets anders dan een informeel bericht aan een vriend of vriendin. Begin je op de juiste manier, breng je de boodschap goed over, houd je rekening met de achtergrond en cultuur van jouw zakenrelatie? En zoals voor alle e-mails en brieven in het Engels geldt: leg je er genoeg ‘gevoel’ in. En ook niet onbelangrijk: “Get things done!”

We gaan je laten zien hoe je een Engelse mail opbouwt. Waar begin je mee, wat kan je beter wel en niet doen? Hoe is een professionele opbouw van een Engelse e-mail. Hoe krijg je gedaan wat je gedaan wilt hebben en hoe sluit je zakelijke mails in het Engels af? Lees verder we laten het je zien.

 

Een mail schrijven in het Engels kan een hele uitdaging zijn.

 

Een mooi voorbeeld uit een cursus die we laatst voor een bedrijf gaven.

Een inkoper was gefrustreerd omdat hij bij zijn (Engelse) contactpersoon onderdelen had besteld maar totaal geen reactie op zijn e-mail had gekregen. Na nader contact bleek dat de contactpersoon óók gefrustreerd was over de manier waarop de e-mail was geschreven en daarom het bericht niet had beantwoord.
Zo was de inkoper begonnen met: ‘I want …… parts delivered by Friday’, zonder verder het bericht ‘interested’ te beginnen met bijvoorbeeld: ‘Hello John, I hope you had a nice holiday’. Het Nederlandse ‘I want’ had moeten zijn: ’John, would you mind sending me .. parts, if possible by Friday the latest as we urgently need them’.

Probeer dus om jouw boodschap op een beleefde manier over te brengen. Vaak zie we in onze bedrijfstrainingen ook dat de e-mail langdradig is. Er wordt een hoop in verteld maar wat men uiteindelijk met de e-mail wil bereiken blijft vaag. Daarom hebben we ook een artikel waarin je leert om in het Engels in een directe, maar wel beleefde, toon te schrijven. We noemen dit ‘concise writing’.

 

Zo zie je dat het belangrijk is niet standaard zinnen te leren maar gevoel in de boodschap te leggen en de cultuur te begrijpen van degene met wie je zaken doet.

 

 

Een Engelse brief

Het zal veel vaker voorkomen dat je een Engels mailbericht stuurt dan een brief schrijft.
Toch kunnen er situaties zijn dat je formeel iets mee wilt delen. Vaal wordt dat dan in een brief gedaan. Een behoorlijk aantal regels die voor e-mails gelden kun je ook toepassen in een brief.

Hoe bouw je een Engelse brief op? Op het internet zijn vele voorbeelden en templates te vinden.
Soms hebben bedrijven ook hun eigen format. We laten je hieronder de meest gebruikte opbouw van een brief in het Engels zien.

Zoals je ziet staat alles aan de linkerkant.
Nog meer informatie over zakelijke Engelse brieven .

 

Common Brands Ltd
5 Chiswick High StreetLondon, SE11 6QR 
     Senders address

 

 

14 May 2018

 

     Date
Mrs. Sarah Smith
Speed Logistics Inc.
87 East Brompton Road
Bristol, BS 35 5BH 
     Recipients address
Your ref: HB 987
Our ref: 123654
     Recipients reference
     Sender reference
Dear Mrs Smith,     

     Salutation

 

First paragraph

Second paragraph

    Body
 

Yours sincerely

 

    Closing

John Harris  

 

     Name

     Signature

 

     Title

 

E-mails en brieven schrijven in het Engels

 

The Complete Guide to Business Emails and LettersBekijk ook de referenties en inhoud van ons E-boek;
‘The Complete Guide to Business Emails and Letters’.

75 bladzijden met alle informatie over Engelse e-mails en brieven schrijven.
 
 
 

Emails the do’s and don’ts of email writing

 
The Do’s

En nu over in het Engels!

Here is a simple structure to get you started

  • Subject line
  • Greeting
  • A pleasantry
  • Reason for the email
  • A call to action
  • Closing message
  • Signature

 

  • A subject line is essential if you want someone to read your email. Many people have to deal with a lot of emails per day and are selective. It is also easy to find it back if needed later on.

 

  • A greeting can be formal or informal depending on how well you know the other person. It is very rude not to greet someone, always take the time for the other person. Also, by using his/her name you are holding them responsible if there is a call to action. Without a name people are less likely to respond as they feel this email isn’t really meant for them.
    A formal greeting can be: “Dear John”
    Informal: “Hello Mary” or ”Hi Mary”
    If you don’t know if the woman is married or not, use Ms.

Examples:
“Dear Madam” or “Dear Mrs. Williams” or “Dear Miss (Ms) Davies”
Or “Dear Sir”
if you don’t know who you’re writing to: “Dear Sir / Madam”

  • Always include a pleasantry, it sounds more friendly. You could refer to a situation where you met them in the past or ask about their health.
    “It was nice seeing you last week”. “How was your holiday ?”
    These are good starters. People will be more inclined to read the rest of your email and will be more willing to help you if you have a problem.
    Another reason is it will soften criticism. An email with just the bare bones can come over as very cold, unfriendly and uncaring. If you do need to criticize the pleasantries will soften the blow a little.

 

Een zakelijke mail; op welke vraag wil je een antwoord?

 

  • Always keep the reason for writing as short as possible.
    “The reason I’m writing is…”
    After you have explained why you are writing, give clear instructions so people will know what to do.
    Use sentences like:
    “Please could you….” “Do you want me to…?”
    “I am writing with regard to …”
    “Hi John, I am writing to enquire about …“
    “Just a quick note to let you know that …”
    “I wanted to inform you that …”

 

  • After you have explained why you are writing,  give clear instructions so people will know what to do.
    Use sentences like:
    “Please could you….”
    “Do you want me to…?”
    “As agreed, we will schedule the delivery between 10 and 12 am”.
    “ I’m just writing to confirm the time of our meeting on Friday …”.
    “I would appreciate your immediate attention to this matter”.
    “Please let me know if you have any questions”.
    “Would you please confirm receipt of this message”?
    “Let me know if you need anything else.

 

Hoe eindig je jouw bericht?

 

  • End with a closing message.
    Take the time to wish them a nice day and thank them in advance if needed.
    Use sentences like:
    “Have a nice day”
    “Thanks in advance for your help”
    “Regards”
    “I hope everything goes well with …”
    “All the best”
    “If we can be of any further assistance, please let us know”.
    “Should you need any further information, please do not hesitate to contact me”.

 

  •  And then your signature

 

Always use short words, sentences and paragraphs. Avoid writing big blocks of text, nobody wants to read a long rambling email. If you want to hold the reader’s attention the text should be clear and easily understood.

 

Een hele mooie infographic over het schrijven van e-mails

Hoe je een Engelse e-mail schrijft die wél wordt gelezen link naar infographic -

 

 

Wat zijn de Don’ts in  jouw Engelse e-mail

 

  • Never address a group as “Dear all” instead write “Dear John, Sally, and Mary”
    If people are addressed by name, they feel the request/order is directed to them and are more likely to take action.

 

  • No shouting please.
    Don’t use CAPITAL letters, it’s regarded as shouting. Instead ask politely for what you want done. If you don’t get an immediate answer ask again and explain why you need a quick response. This is a lot more polite and a better way of reaching your goal.

 

  • Don’t demand.
    When asking for something don’t start with “ I want …..This can sound very demanding and rude.
    Instead say “Please could I have…. “
    “May I have….”
    “Would you mind helping me out….”

 

  • Don’t forget to check for spelling and grammar

Sloppy emails show both lack of respect for yourself and others. Make sure your spelling and grammar is correct.
Remember your email isn’t private and you don’t want to write information that could cause problems later.
Do account for tone as the reader can’t see your face or hear your voice, so choose your words carefully. Never write an email in anger as you may regret what you have said later. Once you have used the send button, that’s it. Point of no return.

 

Read over your mail and make sure it sounds positive. Whenever possible give bad news face to face and not in an email.
End on a positive note. People will remember you in a positive way.

 

 

Hier lees je hoe je een professionele afwezigheidsmelding, een ‘Out of office reply’ schrijft.

Engelse out of office replies

 

  • Heb je een klacht over een product of dienst of moet je in jouw functie klachten afhandelen?
    Lees hier hoe je een klachtenbrief of e-mail in het Engels schrijft.

 

 

Maak een ander attent op dit artikel, delen op social media kan hieronder. Bedankt.

 

Pin on Pinterest
Pinterest
Share on Google+
Google+
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email

Sharing is caring. Thanks a lot!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

GRATIS E-BOOK
150-zakelijke-Engelse-uitdrukkingen-SR training-zakelijk-Engels Zakelijke uitdrukkingen in het Engels 150 stuks!

Nederlandse uitleg, met Engelse voorbeeldzinnen.

 

Voorkom Van Gaaleriaanse Fouten, Spreek als een Native Speaker, Kom Professioneel over

DOWNLOAD

ONS WERKGEBIED

Onze taalcursussen geven wij meestal in het gebied van Vlissingen tot Rotterdam, van Breda tot Tilburg, Roosendaal en Bergen op Zoom, maar ook in andere plaatsen in Nederland zijn wij actief. Bekijk onze klantlocaties.

google-map-logo
STEL UW VRAAG
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Blog berichten









In de afgelopen maanden heeft een aantal van mijn collegae bij A&B Groep de cursus Zakelijk Engels gevolgd bij SR training en ik ben blij verrast met de behaalde resultaten.

SR training heeft het team Geboortezorgadvies van CZ op een praktische en inspirerende manier kennis laten maken met Zakelijk Engels.

Iedere les was voor mij boeiend en leerzaam. De opdrachtvormen waren wisselend, afgestemd op mijn werk. Dit maakte de lessen dynamischer.

SR training is een toegankelijk trainingsbureau dat hoogwaardige taaltrainingen aanbiedt. Het is een fijne partner in de samenwerking en is enorm flexibel. Flexibel in de inhoud van trainingen, de planning en de omgang.

Wat me vooral aansprak was, dat het zo toepasbaar was. We behandelden onze eigen e-mails en rapporten. Geen droge lesstof of invuloefeningen.

Wat een verschil met school, dat leren zo leuk kan zijn. Echt praktisch en afgestemd op onze groep.
Hartstikke bruikbaar in ons werk.

Het heeft me eigenlijk nog verder gebracht dan waar ik dacht uit te komen. Ik spreek met veel meer zelfvertrouwen en merk dat het communiceren stukken beter gaat. Ook is er aandacht besteed aan vaktechnische vocabulaire wat me erg heeft geholpen.