Klachten oplossen in het Engels in 7 stappen

Klachten oplossen in het Engels, een klacht indienen in het Engels. Voorbeeldzinnen over klachtenbehandeling. Lees verder en los in 7 stappen die klacht in het Engels op.

Klachten oplossen in het Engels, de juiste stappen:

• Bedank de klant
• Bied excuses aan
• Luister aandachtig
• Wat is de beste oplossing?
• Kom tot overeenstemming
• Wikkel de klacht snel af
• Is de klant tevreden?

Ontevreden klanten zijn aan de ene kant goed voor het bedrijf en aan de andere kant slecht. We gaan je meer vertellen over klachten oplossen in het Engels.

Waarom goed voor het bedrijf?
Goed omdat het je als bedrijf de mogelijkheid geeft een fout te herstellen of een bepaald proces te verbeteren.

Waarom slecht voor het bedrijf?
Slecht omdat (zeker via social media) de klacht ‘ overal’ te zien is en het bedrijf negatief onder de aandacht komt.

Klachten afhandelen in het Engels is een extra uitdaging. Misschien werk je in een internationaal bedrijf waar dit tot je taak behoort. Misschien krijg je een klacht via de telefoon als telefoneren in het Engels tot jouw taak behoort.
Het kan ook dat dat je een klacht in het Engels per brief of e-mail moet afhandelen.

Klachten kunnen terecht en onterecht zijn maar belangrijk is altijd dat je duidelijkheid aan de klager geeft wat hij of zij wel of juist niet kan verwachten. Een klacht hoeft niet altijd negatief te zijn, het is de kans van het bedrijf om je van een positieve kant te laten zien. (en dat wordt weer doorverteld)

Soms hebben klagers onrealistische verwachtingen maar het kunnen ook heel gegronde klachten zijn. Als de klager met jou contact heeft ben jij het eerste aanspreekpunt en jij moet de klappen opvangen en het probleem oplossen. Een belangrijke en ook uitdagende taak, soms vraagt dat om speciale Engelse gesprekstechnieken. Zonder klanten geen business, dus je zal een oplossing moeten vinden die aanvaardbaar is. Zo wordt de klant weer een ambassadeur voor jouw bedrijf.

Een klacht oplossen in het Engels in 7 stappen

• Bedank de klant dat je hem/haar de kans geeft om een probleem op te lossen.

• Bied excuses aan voor de ontstane situatie en toon begrip.

• Luister aandachtig: laat de klant zijn verhaal vertellen, onderbreek hem/haar niet en geef ze het gevoel dat je hen serieus neemt.

• Kijk samen met de klant wat de beste oplossing is voor beide partijen. Doe voorstellen en kijk of die positief worden ervaren door de klant.

• Probeer daarna overeenstemming te krijgen over de te nemen maatregelen en/of vergoeding.

• Heb je overeenstemming handel dan snel en zorg dat de belofte, die je hebt gemaakt (namens het bedrijf), snel wordt ingelost.

• Opvolging: neem na het oplossen van de klacht weer contact op en kijk of de oplossing ook inderdaad naar tevredenheid is geweest.

Bovenstaande 7 punten kun je natuurlijk in iedere taal gebruiken daarom gaan we ons nu op een aantal Engelse voorbeeldzinnen over klachtenbehandeling richten.

Klachten oplossen in het Engels, voorbeeldzinnen

Dus bij stap 1 kun je de volgende Engelse voorbeeldzinnen gebruiken.

Stap 1, bedank:

Thank you for contacting us
We appreciate that you contacted us
Good to know that we can improve our service, thanks

Bij stap 2, excuses

I’m sorry to hear that you are not happy/satisfied with/about …
We would like to apologise for …
I’m sorry for the stress that this caused
We apologise for any inconvenience caused by …
I’d like to apologise for …
I regret the misunderstanding that has been caused.
Our company takes matters like this seriously
I can assure you that we will do our best to solve this for you

Bij stap 3, luister

Let me take your details first
Can you explain and describe exactly what happened?
Are you able to tell me more about this particular situation?
Can you explain from the beginning what’s happened?
I understand
Is this what caused your frustration?
I can understand your point.
Let me rephrase this to see if I understand you correctly.
That’s clear, I just have two more questions.

Stap 4, een oplossing zoeken

It is best for you and us, if this is solved quickly.
What would you be happy with?
Can you understand why we misunderstood you?
What is the best way to solve this?
Do you have a solution in mind that will be satisfactory?
What solution would work for both parties?
We will do our best to solve this in the right way.
Klachten oplossen in het Engels: de oplossing

Bij stap 5, overeenstemming krijgen over de oplossing

Would you be happy with … ?
If we give you 50% on your next purchase would that be a solution?
Would you agree with an offer from us in the next 10 days?
Can we agree on … .
When we decide to extend your guarantee, would that solve the problem?

Stap 6, doen wat je hebt afgesproken

We decided to give you a discount on your next purchase. Enclosed you will find the voucher.
In the next two days we will make over the full amount to your bank account.
As you can see on our website we updated the terms for delayed deliveries.
Yesterday we reordered your …, it will be delivered on Wednesday next week.
As agreed, you will find the extended guarantee in the attached document.

Bij stap 7, is de klant tevreden?

I hope you’re happy with the solution we offered.
Enclosed you will find a small gift. Hopefully this will somehow lighten the inconvenience we have caused.
Recently we offered you a solution for your complaint. Did you receive the … as promised by us?
We would like to apologise again and if you have any other questions, please let us know.

Lees ook de tips : in het Engels onderhandelen en overtuigen

Hoe je een perfecte klachtenbrief in het Engels schrijft.
Of een algemene Engelse brief.

Of bekijk de extra tips op deze site over omgaan met klachten in het Engels.

Je hebt nu behoorlijk wat informatie om een klacht in het Engels goed te behandelen. Heb je wel eens een klacht opgelost en hoe heb je dat gedaan? Geef jouw reactie hieronder.