E-mails en brieven schrijven in het Engels, de Do’s and Don’ts


E-mails en brieven schrijven in het Engels

Het schrijven van een e-mail lijkt eenvoudig maar wil je professioneel overkomen dan komt daar nog aardig wat bij kijken. Begin je op de juiste manier, breng je de boodschap goed over, houd je rekening met de achtergrond en cultuur van jouw zakenrelatie? En zoals voor alle e-mails geldt: leg je er genoeg ‘gevoel’ in.


Een mooi voorbeeld uit een cursus die we laatst voor een bedrijf gaven.

Een inkoper was gefrustreerd omdat hij bij zijn (Engelse) contactpersoon onderdelen had besteld maar totaal geen reactie op zijn e-mail had gekregen. Na nader contact bleek dat de contactpersoon óók gefrustreerd was over de manier waarop de e-mail was geschreven en daarom het bericht niet had beantwoord.
Zo was de inkoper begonnen met: ‘I want …… parts delivered by Friday’, zonder verder het bericht ‘interested’ te beginnen met bijvoorbeeld: ‘Hello John, I hope you had a nice holiday’. Het Nederlandse ‘I want’ had moeten zijn: ’John, would you mind sending me .. parts, if possible by Friday the latest as we urgently need them’.


Zo zie je dat het belangrijk is niet standaard zinnen te leren maar gevoel in de boodschap te leggen en de cultuur te begrijpen van degene met wie je zaken doet.


Meer over beter zakendoen’ als je de cultuur begrijpt van het land.


E-mails en brieven schrijven in het Engels

The Complete Guide to Business Emails and LettersBekijk ook de referenties en inhoud van ons E-boek;
‘The Complete Guide to Business Emails and Letters’.


En nu over in het Engels!



Emails the do’s and don’ts of email writing

Here is a simple structure to get you started

  • Subject line
  • Greeting
  • A pleasantry
  • Reason for the email
  • A call to action
  • Closing message
  • Signature

A subject line is essential if you want someone to read your email. Many people have to deal with a lot of emails per day and are selective. It is also easy to find it back if needed later on.

A greeting can be formal or informal depending on how well you know the other person. It is very rude not to greet someone, always take the time for the other person. Also, by using his/her name you are holding them responsible if there is a call to action. Without a name people are less likely to respond as they feel this email isn’t really meant for them.
A formal greeting can be: “Dear John”
Informal: “Hello Mary” or ”Hi Mary”


Include a pleasantry

Always include a pleasantry, it sounds more friendly. You could refer to a situation where you met them in the past or ask about their health.
“It was nice seeing you last week”. “How was your holiday ?”
These are good starters. People will be more inclined to read the rest of your email and will be more willing to help you if you have a problem.
Another reason is it will soften criticism. An email with just the bare bones can come over as very cold, unfriendly and uncaring. If you do need to criticize the pleasantries will soften the blow a little.


Always keep the reason for writing as short as possible.
“The reason I’m writing is…”
After you have explained why you are writing, give clear instructions so people will know what to do. Use sentences like
“Please could you….” “Do you want me to…?”


End with a closing message. Take the time to wish them a nice day and thank them in advance if needed
“Have a nice day”
“Thanks in advance for your help”
And then your signature


Always use short words, sentences and paragraphs. Avoid writing big blocks of text, nobody wants to read a long rambling email. If you want to hold the reader’s attention the text should be clear and easily understood.


Wat zijn de Don’ts in  jouw Engelse e-mail


Never address a group as “Dear all” instead write “Dear John, Sally, and Mary”
If people are addressed by name, they feel the request/order is directed to them and are more likely to take action.


No shouting please.
Don’t use CAPITAL letters, it’s regarded as shouting. Instead ask politely for what you want done. If you don’t get an immediate answer ask again and explain why you need a quick response. This is a lot more polite and a better way of reaching your goal.


Don’t demand.
When asking for something don’t start with “ I want …..This can sound very demanding and rude.
Instead say “Please could I have…. “
“May I have….”
“Would you mind helping me out….”


Hier lees je hoe je een professionele afwezigheidsmelding, een ‘Out of office reply’ schrijft.

Engelse out of office replies


Don’t forget to check for spelling and grammar

Sloppy emails show both lack of respect for yourself and others. Make sure your spelling and grammar is correct.
Remember your email isn’t private and you don’t want to write information that could cause problems later.
Do account for tone as the reader can’t see your face or hear your voice, so choose your words carefully. Never write an email in anger as you may regret what you have said later. Once you have used the send button, that’s it. Point of no return.


Read over your mail and make sure it sounds positive. Whenever possible give bad news face to face and not in an email.
End on a positive note. People will remember you in a positive way.


Heb je een klacht over een product of dienst of moet je in jouw functie klachten afhandelen?
Lees hier hoe je een klachtenbrief of e-mail in het Engels schrijft.


Maak een ander attent op dit artikel, delen op social media kan hieronder. Bedankt.

Verdiep je in de cultuur en doe betere deals



Cultuur in het zakendoen met je buitenlandse partner


Respecteer de cultuur van jouw buitenlandse zakenpartner, verdiep je in de cultuur en doe betere deals.  Continue reading “Verdiep je in de cultuur en doe betere deals”